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入库登记拍影像 利用提档留痕迹——市就管中心流动人员人事档案管理日趋规范
来源: 苏州市人力资源和社会保障局  发布日期: 2021-02-01 09:01   访问量:

今日上午,某银行人事专员来到市就管中心档案服务大厅,移交了三名解除劳动合同职工的人事档案。窗口工作人员接待,现场将档案拆封,根据《企业职工档案管理工作规定》的要求,按履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料、学历材料等十大类标准进行了分类排序,打开人社一体化信息系统档案入库登记模块,启动高拍仪逐页采集影像,生成《档案归档明细单》,与单位经办人履行了签收手续。最后,工作人员将档案装到对应档案盒中,入库保管。

自2020年1月起,市就管中心结合“电子档案袋”项目建设,对所接收的市本级参保退工人员、灵活就业人员等流动人员人事档案,逐份逐页采集了影像。在不断优化档案采集上传及存储问题后,哪怕是200页、300页,在确保影像质量的前提下,我们都一页一页的采集。这样做虽然放慢了接收档案速度,但是为今后工作打下了坚实的基础。一来与移交档案单位履行了清晰的手续,单位移交了什么材料、多少页,都清清楚楚;二来,如果今后个人需要申请复印相关材料,无须查看原件,通过系统就能直接调取影像资料;三来,如果该人员档案进出多次,我们每次都重新采集影像,不会覆盖,只要调取前后两次采集的影像,就能查看区别。

2020年,累计档案影像采集5235份,其中接收用人单位移交档案2444份,其余的都是库存档案。而采集库存档案中,优先考虑采集代办退休人员人事档案,全年共采集了   份。

除了入库接收外,库存档案出库、档案利用服务(复印、出具档案证明等)业务,经办中也进行了业务档案的影像采集,即通过高拍形式采集调取档案介绍信(函)、经办人身份证件等材料的影像。一进一出,就形成“入库影像”、“出库影像”两类,清晰明了。

考虑到档案的保密要求,中心还通过控制经办人员权限、签署保密协议、加强人员提醒教育等,防范风险。

下一步,按照苏州市委市政府推进数字经济和数字化发展方向,中心将积极实现档案管理服务信息化、标准化、便民化,加强为提升档案公共服务能力、提高服务质量和效率提供基础保障。

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